Instruks for forretningsfører i Hordaland Bridgekrets
Forretningsfører (FF) i NBF Hordaland (NBF H) har inngått en samarbeidsavtale med styret i NBF H som er undertegnet av begge parter.
Denne instruks er en del av nevnte samarbeidsavtale og følger denne som bilag.
FF rapporterer til styret i NBF H ved styrelederen.
Ramme for FF’s virksomhet:
- FF har ansvaret for den forretningsmessige drift i NBF H.
- FF er kontaktpunkt for og ivaretar det daglige forhold til NBF H’s medlemmer, til andre kretser og til Norsk Bridgeforbund (NBF).
- FF har hovedansvaret for at NBF H sine turneringer avvikles i henhold til oppsatt program.
Under følger en liste over FF’s oppgaver, listen er ikke komplett og må sees i sammenheng med rammen for FF’s virksomhet i avsnittet over:
- Terminliste.
Kretsens Turneringsutvalg (TU) er ansvarlig for at det innen 1.8 hvert år er utarbeidet forslag til terminliste for kretsens arrangementer neste sesong. Som TU’s faste sekretær forutsettes det at FF deltar i dette arbeidet. Forslaget innstilles overfor styret i NBF H. Terminlisten skal, i tillegg til NBF H’s ordinære turneringer også omfatte åpne turneringer innen NBF H’s område, NBF’s turneringer og frister og sommerturneringer som NBF H arrangerer.
- Innbydelser og turneringsinformasjon.
Dersom ikke annet er bestemt av styret i NBF H er FF ansvarlig i god tid å sende ut innbydelser med alle nødvendige opplysninger til klubbene i NBF H vedrørende alle turneringer i NBF H’s regi. Dette omfatter også meldinger med alle nødvendige opplysninger om NBF’s turneringer.
- Informasjon.
FF skal bistå med formidling av informasjon fra NBF H til NBF og NBF’s kretser samt til NBF H’s klubber og medlemmer når det er behov for det. I den grad det er hensiktsmessig benyttes i tillegg NBF H’s ukentlige spillekvelder til skriftlig eller muntlig informasjon til NBF H’s medlemmer.
Fortrinnsvis benyttes E-mail til kommunikasjon med NBF H’s klubber og medlemmer.
- Kontaktperson.
FF er på vegne av styret NBF H’s kontaktperson i forhold til NBF, til NBF’s øvrige kretser; til NBF H’s klubber og medlemmer, samt eventuelle andre interessenter.
Dette punktet omfatter også administrasjon av NBF’s årlige lotteri. Herunder også utsendelser, fakturering av klubbene, oppfølging og all kommunikasjon med NBF i denne forbindelse.
- Turneringsarrangement.
FF står ansvarlig for gjennomføring av alle arrangement i NBF H’s regi. Herunder også arrangement som NBF H påtar seg på vegne av NBF eller andre. Oppgaver i den forbindelse er:
- Anskaffelse av lokaler.
- Engasjement av nødvendig personell til turneringsledelse og regnskap.
- Sørge for at nødvendig materiell er tilstede.
Det tekniske ansvar for turneringene med fastsettelse av turneringsform og alle forhold som relaterer seg til turneringsreglement er TUs ansvar.
- Styremøter.
FF deltar på NBF H’s styremøter med tale- og forslagsrett.
FF skriver referat etter møtene og påser at disse blir offentliggjort via NBF H’s nettsider.
- Økonomi
FF skal stå for innkreving av startavgifter for turneringer i NBF’s regi og foreta oppgjør til NBF innen forutsatte frister. FF er ansvarlig for innkreving av startavgifter i NBF H’s regi. FF skal medvirke til at klubber i NBF H betaler sin kontingent rettidig til NBF.
- Regnskap.
FF fører NBF H’s løpende regnskap. Ved regnskapsårets slutt avsluttes dette og forslag til resultatregnskap og balanse leveres NBF H’s valgte revisor til revisjon. Revidert regnskap styrebehandles før endelig godkjennelse skjer på NBF H’s kretsting.
FF utarbeider forslag til budsjett for neste sesong. Dette forutsettes styrebehandlet før endelig godkjennelse skjer på NBF H’s kretsting.
Det skal utarbeides budsjett og regnskap for hver enkelt turnering.
FF skal medvirke til at klubbene, i henhold til NBF’s vedtekter, sender inn årsberetning og regnskap til NBF H innen fastsatt tidsfrist.
- Materiell
FF har det overordnede ansvar for NBF H’s materiell. Med materiell menes i denne sammenheng:
- Kortgivingsmaskin, PC, printer og tilhørende programvare.
- Kortstokker og mapper.
- Meldebokser, bordplansjer og nødvendige lister, slipper etc.
Det er også FF’s ansvar, i samarbeid med turneringsleder, å
- holde oversikt over beholdninger
- melde fra om nødvendige utskiftinger og vedlikehold.
- Leie ut materiell og tjenester til klubber og enkeltpersoner.
- Mesterpoeng og kretspoeng.
Søknader om tildeling av forbundspoeng til turneringer sendes fra arrangører til NBF H via FF. FF sender så dette videre til NBF innen gitte frister.
Registrering av poeng i kretsens turneringer og turneringer som kretsen arrangerer på vegne av NBF gjøres av FF og sendes til NBF på fil.
FF fakturerer klubber som har kretspoeng på sine turneringer etter gitte retningslinjer.
- Kretsting.
FF forestår innkalling til kretsting senest 4 – fire – uker før tinget avholdes.
Agenda, styrets årsberetning, resultatregnskap, balanse og budsjett samt eventuelle forslag sendes klubbene senest 2 uker før kretsting. Likeledes sendes med liste over klubbrepresentasjon i henhold til vedtatt skala.
FF deltar på kretstinget med tale- og forslagsrett.
FF lager referat etter kretstinget og sender dette til klubbene.
- Turneringsutvalg og appellutvalg.
Som TU’s faste sekretær skal FF tre inn som medlem av appellutvalg dersom en av de faste medlemmene ikke er tilgjengelig eller må erklære seg inhabil.
- Kretsens nettsider
FF forestår vedlikehold og oppdatering av NBF H’s nettsider. Herunder også servicetilbud som butlerberegning etc. FF er ansvarlig for at nettsidene er løpende oppdatert med aktuell informasjon til enhver tid.
