Kretsstyremøte onsdag 8. mars 2017 på Marché – Vestby kl.12:00
Til stede: Finn, Anne, Einar, Jan Føyner. Forfall: Didrik, Jan J, Lars-Erik.
1) Årsmøtet onsdag 29. mars 2017 kl.17:00. Gjennomføring. Lokaler er bestilt fra kl.16:00 – 23:00. Hvem legger kort til singelturneringen 18:15?
Kort er avtalt lagt av Erik Finstad – Soon. 26 spill med 6 dubletter
Råde BK dropper sin klubbkveld og alle spillere er invitert til oss.
- Einar bestiller 2 kringler som i fjor? JA. Enstemmig
- Kantinen må vi selv ordne. Hvem gjør hva? Einar har ansvaret for alt som har med pølser å gjøre. Finn alt av Kaffe og brus.
- Godkjenning/justering av Årsrapport 2016 og regnskap 2016. Ingen bemerkninger. Angående budsjett så foreslår jeg, etter å ha tenkt gjennom det et par ganger, at vi heretter dropper å sette opp et budsjett. Ser ikke behovet.
Kretsstyret var enige i at det ikke er behov for å bruke ressurser på å sette opp et budsjett. Vi tar ikke hensyn til budsjettet uansett… dersom det er påkrevet beslutter vi å øke postene med 10%.
- Sendes ut til alle klubber og legges ut på kretsens side senest onsdag 15/3-2017. Finn har ansvaret.
- Hvem kan påta seg å være sekretær under årsmøtet? Hilde Borger eller Eldbjørg forespørres.
2) Kasserer. Sven Pran har fungert glimrende som forretningsfører. Han har sagt seg villig til å stille som kasserer. Da blir han en del av styret. Er det heller hensiktsmessig at han fortsetter som forretningsfører for oss?
Styrets beslutning: Etter nærmere kontroll er det påkrevet at kretsstyret består av kasserer. Kasserer velges da på årsmøtet på vanlig måte.
3) Arrangementstøtte. NM-damelag/veteranlag. NM-par. Søknad har allerede kommet om støtte. Kan vi forenkle prosedyrene for støtte?
Forslag: De som representerer kretsen i NM-par får støtte kr: 2000,- hver uansett hvor de spiller og uansett hvilke utgifter de har. Utbetaling gjøres første virkedag etter at NM-par er ferdigspilt. Spillerne informeres om beløpet de får samt når de får pengene.
(Hvis arrangementet ett år vil gå langt av gårde med klart mye høyere påløpte utgifter, kan vi i tilfelle vurdere å dekke mer akkurat det året).
Styrets beslutning: NM-par spilles i Stavanger i 2017. Styret besluttet å gi støtte kr: 2000,- til hver enkelt spiller som deltar på vegne av kretsen i 2017. Beløpet utbetales så raskt som mulig etter avviklet mesterskap.
Styret besluttet videre å bestemme årlig deltakerstøtte i forkant hvert år.
NM-damelag/veteranlag får dekket hele startkontingenten til sammen av klubb/krets. Kretsen krever opplysning om hvor mye lokal klubb(er) har støttet, også i tilfeller hvor klubb ikke dekker noe må det gis opplysning om dette før støtte utbetales. Dersom noen spillere på laget ikke tilhører kretsen trekkes tilsvarende støtte ifra.
Styrets beslutning: Kretsen dekker inntil halvparten av startkontingent + dagpakker for lag. Et lag som har kr: 3000,- i startkontingent og som har blitt belastet kr: 1320,- i dagpakker kvalifiserer til støtte kr: 2160,- fra kretsen. Før utbetaling foretas skal det innhentes bekreftelse fra kasserer i gjeldende klubb(er) til de aktuelle spillerne for å fastslå hva som blir støttet av lokal klubb, slik at vi passer på at spillerne ikke får mer i støtte totalt enn de faktiske utgifter. Alle enkeltspillere hjemmehørende i Østfold og Follo krets kan søke, uansett hvilket lag man stiller på.
4) Kretsledermøtet er i Bergen. Finn drar av gårde, og regner med at kretskassa dekker reise + 1 overnatting. Godkjent.
5) Annet. 2 saker:
- Kretsen sponser kr: 1000,- til alle deltakere med medlemskap i kretsen som stiller på organisasjonsdagene i år som er i Bergen. Finn sprer dette i kretsen.
- Terminliste.
KM-lag høsten 2017:7 Onsdager:13/9-27/9-11/10-25/10-8/11-22/11-6/12.
Søndag 21/5 på Nesodden v.g.: KM-Veteran + KM-Damer + KM-Junior.
KM-Patton på Fjellheim søndag 22/10-2017 eller alternativt 8/10-2017.
KM-mix i Ski 4/2-2018 eller 11/2-2018
Neste kretsstyremøte: Onsdag 14. juni 2017 kl.18:00
Referent: Finn
