PROTOKOLL FRA ÅRSMØTE I FLESBERG BRIDGEKLUBB
14.FEB 2017
17 medlemmer var tilstede på årsmøtet.
Saker
Sak 1: Velkommen og valg av ordstyrer og referent. 1
Sak2: Godkjenning av innkalling og dagsorden for møtet. 1
Sak3: Styrets beretning og ny terminliste (til informasjon). 1
Sak4: Regnskap og budsjett. 2
Sak5: Kontingentfastsettelse. 2
Sak6: Innkomne saker. 2
a) Forslag til vedtektsendring på styrets sammensetning. 2
b) Informasjon om beregning av sesongsammenlagte vha. Ruter. 3
Sak7: Valg av styremedlemmer og valgkomite. 3
Leder Anne Marit Knutsen ønsket velkommen.
Kjell Håvard Bekken ble valgt til ordstyrer.
Eli Bjørge ble valgt til referent.
Til å skrive under årsmøteprotokollen ble Ulf Arnesen og Roy Gjeitnes valgt.
Et av medlemmene hadde innsigelser til årsmøtets innkalling. Iflg. standardvedtektene skal fullstendige årsmøtepapirer vært bekjentgjort for medlemmene senest 24 timer før årsmøtet settes. Denne fristen ble ikke overholdt. Av den grunn ble det foreslått å underkjenne årsmøtet. Forslaget ble tatt opp til avstemming. 2 medlemmer stemte for å underkjenne årsmøtet,14 medlemmer mot og 1 stemme var blank.
Årsmøtet fortsatte. Styret tok innsigelsene til etterretning og vil følge opp basisvedtektenes tidsfrister for bekjentgjøring av fullstendige årsmøtepapirer. For å lette arbeidet med bekjentgjøring og oppdatering av nyheteri klubben, ble det vedtatt å utvide lagets hjemmeside til et trinn to som gir større lagringskapasitet og en hjemmeside som vil bli mer hensiktsmessig å bruke til ulike publiseringer. Klubben får et nytt eget dommene. Det vil koste kr.500,- i engangssum og i tillegg kommer en avgift på kr.75,- pr mnd.
Leder la fram styrets beretning og ny terminliste. Det var ønske om noe mer informasjon om hva styret hadde behandlet på styremøtene. Leder orienterte om arbeidet som er gjort med å gjennomgå og teste Ruter som utregningsprogram for turneringer og sesongsammenlagt. Regler for de ulike turneringene er gjennomgått. Styret har forberedt og gjennomført de faste arrangementer i klubben gjennom sesongen. Seriemesterskapet i 3 & 4 div. ble et vellykket arrangement med 90 bridgespillere samlet på Flesberg Samfunnshus. Styret takket medlemmene for god innsats som gjorde det mulig for klubben å arrangere en slik stor turnering på en god og ryddig måte.
Terminlisten var oversiktlig og grei. Det ble foreslått at Numedals-mixen med fordel kunne flyttes til litt seinere i jan. Den kom veldig tidlig på nyåret. Ved å flytte den f.eks ei uke seinere, kunne vi kanskje få en større deltagelse.
Det ble også foreslått at styret skal vurdere å arrangere et årsmøtet med bevertning for medlemmene og egen turnering med trekking av makkere, evt. en singelturnering.
Årsberetningen ble godkjent.
Kasseren gikk gjennom årets regnskap og budsjett for 2017. Regnskap og budsjett ble godkjent.
Styret fikk i oppgave å se gjennom og bytte ut gammelt og slitt utstyr. Det ble vedtatt å kjøpe inn 10 nye plastmapper. Det ble ikke søkt om momsrefusjon for inneværende år, men klubben har mulighet for å søke for kommende år og styret bør se på gjeldene regler for refusjon av moms. Det kom forslag om å søke Flesberg og Rollag kommuner om kulturmidler. Her er reglene at det kan søkes kulturmidler til et prosjekt eller kurs. Det gis ikke kulturmidler til den vanlige drift. Søknadsfristen er i april.
For å skaffe klubben inntekter kom det forslag om å se på muligheten av å selge reklame på kortstokkene og annonser på klubbens nettside. Det var et ønske om å publisere resultatene fra klubbkveldene på Numedalsnett og være mer aktive på en egen -og på Buskerud Bridgeforbunds Facebook-side. Oppgraderingen av klubbens hjemmeside vil gi flere muligheter til å synliggjøre både Flesberg Bridgeklubb og klubbens ulike aktiviteter utad.
Det ble vedtatt å beholde kontingent og spilleavgift som den er.
Styret mottok forslag til endring av vedtektene kap.2: Særlige bestemmelser for Flesberg Bridgeklubb.
Styret la fram forslaget til nytt første avsnitt.
Etter diskusjon og en justering av nestleders arbeidsoppgaver ble følgende forslag enstemmig vedtatt:
På årsmøtet i Flesberg Bridgeklubb 14. Februar 2017 ble kapittel 2, første avsnitt endret.
Antall medlemmer i styret ble redusert fra 7 til 5,
KAPITTEL 2 SÆRLIGE BESTEMMELSER FOR FLESBERG BRIDGEKLUBB
Klubbens styre er på 5 medlemmer: Leder, nestleder(rekrutteringsansvarlig), sekretær, kasserer og turneringsleder. Det skal i tillegg velges 2 vararepresentanter til styret. Leder velges hvert år, andre velges for 2 år, men slik at halvparten av styret velges hvert år. Hvis styremedlemmer ikke fungerer lenger går varamedlem inn i styret som styremedlem og funksjonen som mangler fordeles mellom styremedlemmene.
I tillegg til styret velges revisor med vara og 2 til valgkomiteen.
Styret er beslutningsdyktig når det er innkalt på lovlig måte og minst halvparten av medlemmene er til stede. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende.
Det føres protokoll over styrets møter. Styret plikter dessuten å føre regnskap, medlemsprotokoll og turneringsprotokoll.
I alle saker som ikke ifølge spesielle bestemmelser er henvist til avgjørelse på andre måter, eller på årsmøtet, har styret besluttende og bevilgende myndighet.
Vedtaket innføres fra og med Årsmøtet 2018 av hensyn til valgkomiteen.
Vedtaksendringen sendes styret i NBK til godkjenning.
Styret la fram sitt arbeid med å bruke Ruter som utregningsprogram for resultatene på spillekvelder,turneringer og sesonsammenlagten. Styret la vekt på at Ruter hadde vist seg å være et oversiktlig program som hadde fungert tilfredsstillende. Det var lagt inn en premiering også for fremmøte på spillekveldene, noe styret mente var med å beholde spillerne og det godt miljø i klubben.
Ikke alle var komfortable med de utregninger og resultatberegninger som var gjort. Det ble hevdet at Ruter gav en grei oversikt over hvordan den enkelte spiller lå an og greie resultatberegninger for turneringene, men systemet var ikke rettferdig og nyansert nok i forhold til en sesongsammenlagt. Det ble foreslått å bruke et tilleggsprogram til Ruter (Ruter+) som ville gi en mer tilfredsstillende utregning av sesongsammenlagten for den enkelte spiller. Det var også usikkerhet om klubbens regler for bruk av stedfortreder i turneringssammenheng kunne videreføres i Ruter. Styret mente å ha funnet en løsning som ivaretok også dette.
Årsmøtet gav det nye styret i oppgave, så fort som mulig, å bestemme seg for utregningssystem slik at spillerne får et mest mulig utfordrende og interessant system å forholde seg til og konkurrere etter, oversiktlig også for de som har jobben med å regne ut resultatene.
Det nye styret ble :
Leder: Anne Marit Knutsen. (gj.valg)
Nestleder: Kjell Håvard Bekken (ikke på valg)
Kasserer: Elisabeth Aasen (ny)
Sekretær: Eli Bjørge (gj.valg)
Turneringsleder: Sølvi Flo (gj.valg)
Turneringsassistent: Trygve Brøtan (ikke på valg)
Varamedlemmer til styret:
Jan Erik Rånes (gj.valg)
Britt Bergan (ikke på valg)
Valgkommite:
Marit Voldbakken (gj.valg)
Britt Bergan (Ikke på valg)
Revisorer:
Narve Lid (gj. valg)
Turid Tveiten (ikke på valg)
Det ble ikke valgt ny festkommite. Det ble vedtatt at det heretter er styret som skal ivareta festkommiteens oppgaver i forbindelse med sosiale sammenkomster.
Referent.
